STRUKTUR ORGANISASI PERKANTORAN

STRUKTUR ORGANISASI                 Struktur organisasi adalah susunan dan hubungan antara komponen atau bagian dalam suatu organisasi. Suatu organisasi kecil dengan jenis dan jumlah pekerjaan sedikit biasanya dapat dijalankan dalam struktur yang sederhana. Sebaliknya, organisasi besar yang menyangkut beberapa departemen atau bahkan beberapa anak perusahaan tentunya dijalankan dengan sebuah struktur organisasi yang lebih rumit.                 Struktur organisasi menunjukkan tingkat spesialisasi aktivitas  kerja serta hierarki organisasi. Struktur organisasi yang jelas dapat memberikan stabilitas dan kontinuitas yang memungkinkan organisasi tetap berlangsung walaupun personel atau anggotanya silih berganti. Beberapa hal penting dalam suatu struktur organisasi yaitu :·         Spesialisasi (berbeda jenis pekerjaannya, berbeda pula tugas dan tanggung jawabnya).
·         Standarisasi (perlu adanya suatu prosedur yang baku atau teratur untuk aktivitas tertentu).
·         Koordinasi (perlu ditentukan mekanisme kerja sama antara tiap bagian).
·         Mekanisme pengambilan keputusan  ( dengan pemustan wewenang pada satu pimpinan pusat (sentralisasi).
·         Unit kerja (penentuan jumlah orang untuk menangani suatu jenis pekerjaan tertentu.
Ada beberapa struktur organisasi, diantaranya adalah :1.        Organisasi lini (garis lurus)
Organisasi lini atau garis lurus merupakan bentuk organisasi yang paling sederhana. Ciri utama organisasi lini adalah jabatan-jabatan yang tercantum di dalam organisasi terletak pada satu garis vertical. Prinsip-prinsip pembentuk struktur organisasi berdasarkan pembagian kerja. Struktur organisasi lini disebut juga organisasi tradisional atau klasik. Setiap struktur organisasi pasti mempunyai kelebihan dan kekurangan masing-masing, kelebihan struktur garis adalah dengan diterapkannya system ini maka karyawan akan lebih menyadari akan tugas dan tanggung jawab atas pekerjaan yang diembannya. Sedangkan kekurangannya adalah kurang fleksibelnya dalam menyediakan spesialisasi yang dibutuhkan ketika perusahaan menjadi lebih luas dan lebih kompleks.2.        Organisasi Lini dan Staf
Organisasi lini dan staf merupakan perkembangan dari organisasi lini, dimana orang-orang lini terdiri dari orng-orang operasional dan lebih bersifat teknis dalam tugasnya. Sedangkan orang-orang staf lebih bersifat spesialis dan bertugas sebagai penasihat dan penyedia fasilitas untuk lini. Kelebihan struktur garis (lini) dan staf adalah posisi garis terbebas dari aktivitas khusus yang dapat diberikan kepada karyawan staf. Kekurangan struktur garis staf adalah konflik antara karyawan posisi garis dan staf sering menjadi masalah. Hal ini mengakibatkan beberapa manajer mengurangi “ privilege” dari staf ahli,yang menghalangi perkembangan hubungan kerja antara posisi garis dan staf.   MANAJEMEN PERKANTORAN
                 Manajemen perkantoran adalah proses kerja sama di dalam kantor untuk mencapai tujuan kantor yang telah ditetapkan sebelumnya dengan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen yaitu perencanaan, pengaturan, pelaksanaan, dan pengawasan. Dalam manajemen perkantoran ada beberapa hal yang saling berhubungan. Diantaranya adalah :·                                 Pekerjaan kantor
Pekerjaan kantor sering juga disebut paper work (pekerjaan kertas) atau clerical work (pekerjaan tulis menulis) karena sebagian besar pekerjaannya berupa tulis menulis atau berkaitan dengan kertas. Dalam arti luas pekerjaan kantor adalah rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam organisasi. Contoh keterangan itu adalah surat menyurat atau dokumen.                        Pekerjaan kantor mempunyai peranan penting antara lain menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi agar dapat membuat keputusan yang tepat serta melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi dalam keseluruhan. Salah satu ciri pekerjaan kantor adalah bersifat pelayanan, yang artinya dilakukan demi terselenggaranya suatu kegiatan pokok yang lain, serta berkaitan dengan seluruh unsure organisasi dan bahkan dilakukan oleh semua pihak di dalam organisasi.                        Jenis-jenis pekerjaan yang dicakup dalam pekerjaan kantor, meliputi pengolahan arsip dan inventarisasi, komunikasi internal dan eksternal, tata usaha perlengkapan, tata usaha keuangan, tata usaha kepegawaian dan penataan ruang kantor.                        Menurut sebuah penelitan yang dilakukan oleh George Terry, pada umumnya waktu kerja di dalam sebuah kantor dipergunakan untuk 7 macam kegiatan dengan perbandingan sebagai berikut.1.      Mengetik                     24,60%
2.      Menghitung                 19,50%
3.      Memeriksa                   12,30%
4.      Menyimpan arsip         10,30%
5.      Menelpon                    8,80%
6.      Menggandakan           6,40%
7.      Mengirim surat            5,50%
8.      Lain-lain                      12,70%
     PERSONEL KANTOR
                        Personel kantor merupakan aparat organisasi, yakni alat (dalam bahasa latin apparatus yang berarti alat) atau sumber daya untuk mencapai tujuan organisasi. Hal-hal yang berhubungan dengan personel kantor adalah :a.     Tugas dan tanggung jawab personel kantor
a.         Kepala kantor
Tugas seorang kepala kantor adalah bertanggung jawab atas beresnya penyelenggaraan seluruh pekerjaan kantor. Tugasnya antara lain untuk mengatur mekanisme kerja karyawan.b.         Petugas arsip
Petugas arsip bertanggung jawab atas pencatatan dan penyimpanan semua surat masuk dan surat keluar.c.         Pembuat surat
Pembuat surat bertanggung jawab atas pembuatan konsep surat keluar.d.        Penerima tamu
Penerima tamu bertanggung jawab atas pelayanan terhdap tamu dan menerima telepon.e.         Petugas keuangan/kasir
Petugas keuangan atau kasir bertanggung jawab atas pengelolaan kas dan pembukuan secara cermat.b.    Syarat-syarat personel kantor
f.          Syarat pengetahuan
Personel kantor harus dapat melakukan penggolongan/klasifikasi berdasarkan criteria tertentu,contohnya tentang latar belakang pendidikannya.g.         Syarat keterampilan
Minimal seorang personel kantor harus dapat membaca dan menulis dengan cukup baik, terampil dalam mengetik dan mampu menggunakan aplikasi computer.h.         Syarat kepribadian
Idealnya kepribadian yang harus dimiliki oleh personel kantor adalah loyalitas (kesetiaan terhadap organisasi dan pekerjaan), dapat menyimpan rahasia perusahaan karena pekerjaannya banyak berkaitan dengan informasi-informasi penting.c.       Peran penting Manajer dan pengawas kantor
            Manajer kantor mempunyai tugas utama yaitu mengarahkan dan mengawasi kantor untuk mencapai tujuan dan dalam waktu bersamaan tetap memberikan perhatian terhadap aspek-aspek lainnya.            Menurut the Liang Gie (1996:11), kecakapan dasar seorang manajer  kantor  adalah :a.       Kemampuan pejabat pimpinan
b.      Latar belakang praktek
c.       Latihan manajerial
d.      Kemampuan mengungkapkan diri
e.       Bersikap terbuka
f.       Keingintahuan
g.      Kreatifitas
h.      Pertmbangan sehat
i.        Kemampuan menjual gagasan
j.        Kesabaran
k.      Pengendalian emosi
l.        Kemampuan kerja sama